Je gebruikt een verouwderde browser. Upgrade je browser voor een betere surfervaring op deze website.

Het 5-stappenplan voor Lean e-mailmanagement

Onze mailbox is soms niet te overzien: omslachtige e-mails, nutteloze nieuwsbrieven en spam zorgen elke dag voor tijdsverspilling. Dat kan beter, vindt Lean-expert Luc Chalmet. LuisterenIn vijf stappen legt hij uit hoe je tijd kunt besparen.

Stap 1: Scheiden, Sorteren

  • Deel e-mails die nodig zijn op in ‘belangrijk’ en ‘normaal’, naargelang de bedrijfsfocus op prioriteiten.
  • Archiveer e-mails die je niet meteen nodig hebt, maar waarvan je verwacht ze binnen een redelijke termijn nodig te hebben om je werk goed te kunnen uitvoeren.
  • Spam en promotiemail vliegen meteen de vuilnisemmer in: Delete!

Stap 2: Schikken

  • Overloop op vaste tijdstippen de mails waar je nog iets mee moet doen.
  • Maak, naast ‘belangrijk’ en ‘normaal’, een bijkomend onderscheid: kan je deze mail binnen de 2 minuten beantwoorden?
  • Zo ja, dan doe je dit onmiddellijk op de vaste tijdstippen dat je de Inbox nakijkt.
  • Is dat niet het geval, dan geef je de betreffende mail een datum waarop je hem finaal zult behandelen en beantwoorden. Eventueel offline bijkomend werk plan je ook in in je agenda.

Stap 3: Telkens schoonmaken en beschikbaar houden

  • Zorg dat de Inbox zoveel mogelijk leeg is na de eerste twee stappen.
  • Voer het voorbereidende werk uit voor alle e-mails waarvoor je dit had ingepland.
  • Beantwoord de mails waarvoor je dit had ingepland.

Stap 4: Standaardiseren

Leg het werkproces op een eenduidige manier vast, bijvoorbeeld:

  • Inbox leegmaken: twee keer per dag een half uurtje
  • Dagelijkse Inbox afhandeling: je hebt vier mogelijkheden voor elke mail: Delete, Archive, beantwoorden binnen de 2 minuten of tijd voorzien in je agenda
  • Beantwoorden van mails in een e-mailvenster: een vast geplande periode om geconcentreerd en ongestoord aan de meer complexe e-mailantwoorden te werken
  • Wekelijkse e-mail Kaizen: een uur om de problemen met e-mailmanagement van deze week in kaart te brengen
  • Afhandeling van behandelde e-mails: verwijderen of archiveren op een geordende manier

Stap 5: Systematiseren

Deze stap is misschien wel de belangrijkste: ervoor zorgen dat je de schone werkplek niet alleen blijvend schoon houdt, maar dat je ook blijvend op zoek gaat naar manieren om de huidige manier van werken met e-mails te verbeteren.

Verwant artikel: Lean in één dag? Laat ons niet lachen!

Wij zijn Toyota niet

 

 

In het boek Wij zijn Toyota niet geeft Luc Chalmet praktische suggesties om zelf aan de slag te gaan met Lean Agility. Leer zo de processen in je organisatie voortdurend te verbeteren en tijd en middelen te besparen


Lees ook

Blijf op de hoogte en schrijf je in op onze nieuwsbrief