Je gebruikt een verouwderde browser. Upgrade je browser voor een betere surfervaring op deze website.

Vijf mogelijke valkuilen bij digitaal samenwerken

Voorbij Het Nieuwe Werken is meer dan ooit actueel. Bart Van Roey, co-auteur van het boek Voorbij Het Nieuwe Werken, een dialoogboek, geeft je een inzicht in de derde hefboom -Tools- om tot die nieuwe manier van werken te komen. 

"In onze digitale wereld komt er continu nieuwe software op de markt om samen te werken. Maar welke tools heb je als organisatie nodig? En hoe kan je die best gebruiken?

Dat zijn vragen die we allemaal tegenkomen, en je kan er op verschillende manieren mee omgaan. Als je aanpak niet optimaal is, kan je in één van de onderstaande valkuilen trappen. Ik vermeld ook graag hoe je elke valkuil kan vermijden."

bart van roey

 

1. Shadow IT

Wanneer de medewerkers van jouw organisatie voor een project bestanden moeten delen met externe partijen, maar ze vinden binnen de organisatie geen tools die dit mogelijk maken, dan zoeken ze hun eigen middelen. En met Dropbox en Google drive vinden ze dan een oplossing, maar hoe veilig is de data van de organisatie daar?

Er zijn verschillende manieren om shadow IT te vermijden: positieve en meer restrictieve. Een mooie actie is ervoor zorgen dat je collega's voldoende krachtige, goedgekeurde tools hebben zodat ze niet moeten uitwijken naar extra tools om hun werk te doen. In het boek "Voorbij Het Nieuwe Werken" is een werkwijze beschreven hoe je daarvoor kan zorgen. De meer restrictieve manier om shadow IT te vermijden, zijn technische acties om bepaalde sites of bepaalde types software te blokkeren op firewall niveau. Dit kan leiden tot frustratie natuurlijk, want hoe moet de medewerker nu zijn werk doen?

2. Welke tool?

Waar bij de eerste valkuil te weinig software beschikbaar is, kan het omgekeerde ook gebeuren: toolverwarring treedt op wanneer de gebruiker zelf moet kiezen welke tool hij gebruikt voor een bepaalde functie. Het beheren van taken in een Microsoft 365 omgeving zou hiervan een mooi voorbeeld kunnen zijn. Je kan taken maken en opvolgen in Outlook Tasks, in OneNote, in de To Do app, maar ook in Planner in Teams of in SharePoint. En op zich is het niet problematisch dat er meerdere mogelijkheden bestaan, maar dan moet je er binnen een team of een project wel afspraken over maken: welke tool gaan we waarvoor (en hoe) gebruiken.

3. Mag je dit wel zien?

Als je dan een tool hebt die kan wat je nodig hebt, hoe zorg je er dan voor dat de juiste mensen toegang krijgen tot de juiste data? Dit is zeker een groot probleem voor Shadow IT, maar ook voor reguliere software is het vaak een uitdaging om de rechten goed in te stellen en goed ingesteld te houden. Een koppeling met de personeelsbeheersoftware kan hier een deel van de oplossing zijn, en dan zorg je er best voor dat externe of losse medewerkers ook opgenomen worden in dat systeem.

Daarnaast moet het ook de verantwoordelijkheid zijn van elke projectmanager om wijziging in rechten (nieuwe medewerker, medewerker die vertrekt uit het team of uit de organisatie) door te geven.

4. Waar heb ik dit gelezen?

Vroeger was het eenvoudig: iets gelezen en je hebt het opnieuw nodig? Even zoeken in je e-mailtoepassing, en de kans is groot dat je snel vindt wat je zoekt. Nu email niet meer die centrale rol vervult, wordt zoeken een uitdaging: heb je het gelezen in mail, Yammer of de Whatsapp die je met het team gebruikt?

Centrale systemen zoals Confluence van Atlassian of Windows 365 zorgen weer voor één centrale zoek-engine, en in de plaats van Whatsapp kan je overstappen op Teams zodat daar ook de Microsoft zoek motor zijn werk kan doen. Die laatste overgang kan trouwens ook helpen bij de volgende valkuil.

5. Genoeg gewerkt voor vandaag?

Wanneer stop je 's avonds met werken? En lukt dat goed?
Nu we allemaal meer van thuis werken, wordt het ook makkelijker om 's avonds nog even wat te werken. Het wordt misschien zelfs een gewoonte. Je computer wordt niet moe, en er is altijd wel werk dat nog even gedaan kan worden. En ook als je er zelf niet voor kiest: jouw telefoon kan je aan je werk herinneren. "Ping" er komt een melding binnen van Whatsapp. Is het in de familiegroep of zijn het de voetbalvrienden? Of is het jouw baas die nog even een vraag heeft om haar presentatie af te werken? Je kan de groep(en) van het werk "muten" 's avonds, maar beter is om andere tools te gebruiken voor het werk en voor privé.


Voorbij Het Nieuwe Werken

Hoe je deze en een aantal andere valkuilen kan vermijden door een goede aanpak van de digitale werkplek, kan je lezen in het deel Tools van het boek "Voorbij Het Nieuwe Werken, een dialoogboek".

 

MEER INFO OVER HET BOEK »


Lees ook

Blijf op de hoogte en schrijf je in op onze nieuwsbrief