Je gebruikt een verouwderde browser. Upgrade je browser voor een betere surfervaring op deze website.

Procesoptimalisatie: ook voor uw overheidsorganisatie!

Wil u uw organisatie slagkrachtiger en efficiënter maken? Neem dan bepaalde processen onder de loep. En ja: het optimaliseren van processen kan ook in de publieke sector.

Maar niet alle onderwerpen komen in aanmerking. Geert Brandt en Ann Peirs werkten voor u het boek ‘Procesoptimalisatie in de publieke sector’ uit. Gebaseerd op hun ervaringen bij meer dan 200 optimalisatieprojecten bij verschillende overheden en publieke instellingen.

Ze geven je alvast 7 basistips om het onderwerp van je optimalisatietraject goed te kiezen en af te bakenen.

1. Het onderwerp is voldoende belangrijk voor de organisatie

Stel je de vraag wat de impact is voor de belanghebbenden (de klanten, de maatschappij, het bestuur, …) indien je dit proces optimaliseert.

2. Het onderwerp is gedragen door de directie

Zorg dat de directie overtuigd is van de belang van de optimalisatie van dit specifieke project. Zij bepalen uiteindelijk welke middelen toegewezen worden en wat de prioriteiten zijn.

3. Het onderwerp heeft een significant potentieel voor optimalisatie

Een goed onderwerp heeft een eenmalig groot potentieel voor optimalisatie of zal na optimalisatie juist heel vaak klein optimalisatiepotentieel hebben.

tabel  impact van volume en potentieel

4. Het onderwerp valt binnen het beïnvloedingsgebied van de organisatie

Waak erover dat de beslissingsmacht over het proces dat je wil optimaliseren binnen je eigen organisatie ligt.

Een gemeente kan er bv. wel bij de provincie of de Vlaamse overheid bij aandringen om bepaalde zaken anders te organiseren, maar ze kan de werking van een andere overheid niet fundamenteel veranderen.

5. Het onderwerp kan op korte termijn geanalyseerd worden

Ervaring leert dat de analysefase van een project niet langer dan drie maand mag duren. Daarna verdwijnt de focus en de aandacht van medewerkers.

Is er voor een bepaalde focus toch een langere analysefase nodig? Splits het onderwerp dan op zodat het ‘behapbaar’ wordt.

tabel 2

6. Het onderwerp is voldoende concreet

Vaak is een strategische doelstelling of een beleidsthema de basis voor de keuze van een onderwerp. Die zijn vaak nogal vaag omschreven. Maak deze algemene doelstellingen concreter!

tabel 3

7. De oplossing van het onderwerp is bij aanvang nog niet gekend

In een optimalisatietraject wil je een bestaande situatie doen evolueren naar een betere situatie. Deze betere situatie is bij het begin van het project nog niet gekend. Mocht de oplossing wel al gekend zijn, dan kan je beter onmiddellijk starten met de implementatie.

procesoptimalisatie in de publieke sector

 

 Meer weten over procesoptimalisatie in de publieke sector? Geert Brandt en Ann Peirs schreven voor een praktisch boek voor medewerkers, coaches en leidinggevenden die hun organisatie verder willen optimaliseren. Klik hier en ontdek hoe dit boek ook jouw organisatie kan veranderen!

 

 


Lees ook

Blijf op de hoogte en schrijf je in op onze nieuwsbrief