Je gebruikt een verouwderde browser. Upgrade je browser voor een betere surfervaring op deze website.

Zo pak je jouw inbox aan

Door efficiënt om te springen met e-mail kan je enkele uren winnen per week. Luc Chalmet schreef daarom het boek 'Mijn inbox is vol: hoe lean omgaan met e-mail'. In een artikel van 'De nieuwe ondernemer' delen we enkele nuttige tips om je inbox aan te pakken.

1. Werk met tijdsblokken

Leg enkele tijdsblokken vast waarin je jouw inbox wilt openen en je e-mails behandelen. Beslis zelf hoeveel tijd je uittrekt hiervoor, het hangt allemaal af van jouw functie en de inhoud van je werk. Onderzoek toont wel aan dat drie tot vier maal per dag je e-mail behandelen gemiddeld de meeste efficiëntie oplevert. Zorg er wel voor dat je na elke e-mailwerksessie een lege inbox hebt.

2. Begin je dag nooit met het checken van je inbox

’s Ochtends ben je uitgerust en fris van geest. Profiteer daarvan en begin je dag met één of meerdere belangrijke taken die veel concentratie of creativiteit vragen. Bekijk pas na het afronden van een belangrijke taak je inbox. Je zal zien dat dit meteen een enorme boost geeft aan je productiviteit. Een aanpak die meteen effect heeft: je zal immers onmiddellijk het gevoel hebben dat je die dag waardevol werk verzet hebt. Om hiervan maximaal te kunnen profiteren plan je best aan het einde van de vorige werkdag wat je dit eerste uur wilt doen.

3. De grote schoonmaak

Je inbox is niet je to-dolijst, schrijf al je taken liever op. De meeste e-mails moet je zelfs eigenlijk niet bewaren. Wil je dan toch je e-mails bewaren? Bewaar ze dan niet in hiërarchische mappen, maar maak gebruik van de mapstructuur DRASTIC en geef tags aan je mails:

  • DELETED: al je verwijderde e-mails komen hierin terecht. Je kan trouwens met behulp van een regel zorgen dat al deze e-mails aan het einde van de dag vanzelf definitief verwijderd worden.
  • READ: bewaar hier je nieuwsbrieven en informatiemails.
  • ARCHIEF: verplaats telkens je behandelde gelezen mails die je niet meteen wil verwijderen naar deze map. Om e-mails gemakkelijk terug te vinden kan je tags geven aan elke e-mail.
  • SENT: dat zijn verzonden e-mails.
  • TASKS: heb je nog e-mails waar je nog op moet antwoorden of die een taak bevatten? Bewaar die dan hier apart in je map Taken.
  • INBOX: daarin staan je ongelezen e-mails, na elke e-mailwerksessie moet deze leeg zijn.
  • CC: alle e-mails waarin je in cc staat en waarvan er niet verwacht wordt dat je een antwoord geeft kan je in deze map bewaren.

Als je deze tips toepast zal je vanzelf merken dat je het overzicht over je inbox bewaart.

Het volledige artikel lezen?

De nieuwe ondernemerHet volledige artikel kan je lezen in het magazine 'De nieuwe ondernemer'. Benieuwd naar de andere artikels? Of wil je je laten inspireren door experts in jouw vakgebied?

> Vraag een GRATIS exemplaar


Lees ook

Ontdek ook

Blijf op de hoogte en schrijf je in op onze nieuwsbrief