Je gebruikt een verouwderde browser. Upgrade je browser voor een betere surfervaring op deze website.

Hoe organiseer je een geslaagd evenement?

Planning is cruciaal

Er bestaat niet zoiets als dé ultieme planning- en programmeringsmethode om een evenement voor te bereiden. Die methode zal afhangen van het evenement zelf en deVuurwerk omgevingsfactoren. In elk geval moet er een werkschema opgesteld worden. Hierbij wordt rekening gehouden met een groot aantal individuele noodzakelijke stappen die tijdig en in de juiste volgorde moeten worden uitgevoerd.

Kritische succesfactoren

De kritische succesfactoren van het evenement zijn de zaken die absoluut moeten worden gerealiseerd om het gewenste resultaat te bereiken Op basis hiervan kunnen go-/no go- momenten worden ingebouwd. Kan het evenement plaatsvinden of niet? Stel dat de vooropgezette locatie niet meer vrij is op de voorziene datum? Of dat de voorziene topact niet beschikbaar is? Wat dan? Men kan het evenement op dat moment nog afblazen. Vanzelfsprekend is het van belang dat er passende alternatieven voorzien worden in de planning. Een goed schema omvat drie belangrijke activiteiten.

Stap 1: acties en timing

De eerste activiteit omvat het in detail opstellen van de nodige te implementeren acties, de uitvoerder van die acties en de gedetailleerde timing van uitvoering om de doelstellingen en mijlpalen te bereiken.

Stap 2: programma

De tweede activiteit is het evenement zelf. Wat je daarvoor nodig hebt, is een gedetailleerd programma voor de deelnemers, leveranciersdienstverleners, vakmensen en artiesten. Zo kunnen ze hun verwachte activiteiten en taken harmonieus uitvoeren en van het evenement een succes maken.

Stap 3: evaluatie

De derde activiteit is een evaluatie van o.a. de diverse onderdelen en het operationele plan, de beleving van deelnemers en toeschouwers, de gemaakte kosten enz.

Roadbook event managementMeer lezen?


Het is uniek in België: dit allesomvattende handboek event management voor de professional én de student.

Het boek biedt een algemeen theoretisch kader, gepuurd uit talrijke internationale bronnen én gefilterd door een commerciële praktijkbril.

Tal van nationale cases toetsen de theorie voortdurend kritisch aan de praktijk: Rock Werchter, de Gentse Floraliën, het Marketingcongres, The Flemish Primitives enz. Ook actuele trends in de sector komen aan bod: green meetings, toegankelijkheid, kindvriendelijkheid enz.

Dit alles maakt samen van dit boek een echt werkinstrument!


Lees ook

Blijf op de hoogte en schrijf je in op onze nieuwsbrief